学生档案的建立、日常管理及派遣

时间:2020年05月26日 17:38点击数:

 

    新生的个人档案,由学生原所在学校通过机要、中国邮政EMS标准快递形式转递至学校或密封后由学生本人自带到学校;新生报到时,学院应及时收取学生本人携带的原始档案;新生入学后,学院在对新生入学资格进行复查时,应认真核查新生档案材料,如发现档案材料不齐全的,应通过学校招生部门,向该生原所在学校或单位催调补齐;学生所属学院统一收集齐全后,按照有关要求,建立葡萄京学生档案袋并及时移交到学生工作处学生档案管理科进行集中保管。

一、本科生档案的建立学工处会在文件管理系统布建档通知,一般包括以下内容:

1.请学院在新生报到时签收学生高考档案和高中档案(高中学籍、党、团员材料)并暂时保管在学院。学校根据有关规定在学生获得学籍后建立葡萄京学生档案。

2.请各学院按通知要求的时间到学工处学生档案管理科登记领取葡萄京档案袋。

3.各学院按照通知要求把档案袋封面栏目逐一填写齐全,要求用碳素墨水钢笔或黑色水性笔填写,书写工整,准确无误,无涂改,并在档案袋右下角写上编号(从小号01到大自然排序)。这里要注意的是,序号不一定是学号后两位,学院自行编写的。例如有学生有学号,但是没来报到上学花名册上就不要出现他的名字,该班花名册的序号也必须顺延编排

4.各学院学工组把新生的高考档案袋和高中档案(学籍、党、团员材料)准确无误的装入该生新建立的葡萄京档案袋中。这里要注意的是,《入团志愿书》必须放入档案袋,而团员证一般是不放入档案袋中的,由学生自己管理

5.各学院学工组将建立好的葡萄京档案袋分班并按学号从小到大排序,清点无误后附上花名册,并以学院为单位按照通知要求的时间送交学工处学生档案管理科保管。这里要注意的是,花名册必须有表头,注明学院专业班级

 

研究生档案的建立学工处会在文件管理系统布建档通知,一般包括以下内容:

1.按照教育部文件精神,全日制录取为非定向类别的考生及享受少数民族照顾政策的应届定向生、少数民族骨干计划研究生须将人事档案调至录取院校。请各学院认真核实新生录取名单,确认这些学生的档案是否调至本院,凡未按规定及时将本人档案调来的,需催促考生及时办理调档材料,否则由此引起的后果将由考生本人承担。

2. 请各学院按通知要求的时间到学工处学生档案管理科领取葡萄京研究生档案袋,把档案袋封面栏目逐一填写齐全,要求用碳素墨水钢笔或黑色签字笔填写,书写工整,准确无误,无涂改。特别需要注意的是:档案袋右下角的编号不填写,由学工处统一编号、填写。

3.请各将新生的档案材料归档:入学前的人事档案(录取类别为非定向和享受少数民族照顾政策的应届定向生)、硕士研究生录取登记表(所有新生)、政审材料(非推免生)等整理好准确无误地装入该生新建立的葡萄京研究生档案袋中,并在档案袋封面相应材料栏目中记录。

4.将建立好的葡萄京研究生档案袋按移交清单中的序号从小到大排序,清点无误并附上移交清单一式二份。

特别需要注意的是:

1)如果是本校考生,请在移交清单备注栏中注明“本校考生”以及该考生本科时的毕业学院和年份,该生的学前档案一栏直接空着不要打钩(该生学前档案在学工处)

2)学院必须确定该生是否为党员,检查学前档案中是否有建党材料。如果为正式党员,党员档案必须装入新生档案袋中移交至学工处学生档案管理科,移交清单该生的建材料一栏打钩;如果为预备党员,学院应取出该生党员档案放在管理,移交清单该生的建材料一栏直接空着不要打钩如果入党积极分子,该生学前档案中的入党申请书、党校结业证书之类的材料可以装入新生档案袋中移交至学工处学生档案管理科,但因该生还没入党,所以这部分材料暂时不能称之为建党材料,因此移交清单该生的建材料一栏直接空着不要打钩

3)硕士研究生和博士研究生的移交清单应分开

4)硕博连读的博士生也要建立新的博士档案,请并在移交清单备注栏中注明“硕博连读”以及该考生研究生的入学年份。该生的学前档案一栏直接空着不要打钩(该生学前档案在学工处)

5.以学院为单位按照通知要求的时间送交学工处学生档案管理科。

 

学生档案的日常管理

1. 在校学生需要归档保存的各种奖惩、学籍变动、党团组织材料和各种鉴定材料,由各有关部处或学院负责学生档案管理的人员按学年进行收集、整理,并经学生所在学院、研究院鉴别、审查盖章后按规定时间以学院为单位送至学生工作处学生档案管理科,及时存入学生的个人档案袋(必须由学院老师负责组织人员)。归档材料的内容必须认真书写,要准确、规范,字迹要清楚、工整,一律使用碳素墨水钢笔或黑色签字笔填写,不能使用复印件,不符合归档要求的材料不得归入档案;归档材料未经批准不得更改任何信息。请注意各种材料的各级意见必须签署完整并填写日期才能盖章不能直接盖章

2.校内跨学院转专业或专业分流学生学籍变更后,有关学院应及时到学生工作处办理学生档案转移工作,履行档案移交手续。比如中加学院20152016级的学生分流到各学院,各学院要及时打印最新版花名册,派人到学工处学生档案管理科完成档案转移工作。或者有专业按大类招生的,专业分流后,学院同样要及时打印最新版花名册,派人到学工处学生档案管理科完成档案转移工作。

3. 学生不得擅自查阅档案,查阅档案必须持有关部门的证明、介绍信及有效证件方可查阅。校内有关人员因工作需要查阅学生档案的,须提供所在部门或单位出具的书面证明,经主管负责人批准后,在档案管理人员监督下查阅学生档案,并办理登记手续。查阅者要做好保密工作,不得将档案内容向无关人员传播,未经允许不得转抄、拍摄或复印。查阅学生档案时,应当严格遵守查阅档规定,不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。翻阅两人以上档案时,须严格分别放置,以防错装、漏装。特别注意的本人不能查本人的档案

4. 学生档案一般不予借阅,确因工作需要必须借阅的,应当由借阅单位出具证明,说明借阅理由及归还时间,经主管负责人批准后办理借阅手续;借阅仅限于加盖公章的档案复印件,该复印件与原件具有相同的法律效力,原件一律不准借阅。

5. 学生毕业、结业、肄业、转学、退学、出国或死亡等原因发生学籍变动的,应当及时办理档案转递手续。本人不能办理的,由所在学院协助办理。特别注意的肄业、转学、退学、出国的学生办理调档时必须凭借已办理完成的离校手续单复印件调档函或档案接收函办理档案专递手续出示离校手续单复印件要证明该生已完成所有离校手续。申请自动退学的本科生离校手续单到学工处学生事务管理科(大学生活动中心406室)领取,申请自动退学的研究生的离校手续单到研工部(新东园研究生院大楼领取。由教务处发文通知退学的学生,离校手续到教务处(办公北楼二楼办理。

 

毕业生档案归档:

应届毕业生的个人档案,由各学院将毕业生档案材料收集齐全,在规定时间内以学院为单位集中向学生工作处学生档案科按时移交并归档。学生工作处按照招生就业指导中心提供的学生档案派遣方案,通过中国邮政EMS标准快递形式转递至毕业生档案派遣单位。

学工处和工部在文件管理系统档通知,一般包括以下内容:

(一)本科毕业生档案材料归档范围

1.高等学校毕业生登记表;

2.大学生综合表现情况表;

3.团员考核表;

4.建党材料:入党申请书、转正申请书、思想汇报等;

5.学习成绩表;

6.全国普通高等学校本专科高校毕业生就业通知书(报到证存根);

7.毕业生体检表。

以上材料中,第1、2、3、4、5类由学院汇总后统一移交学工处学生学生档案管理科,移交人按资料类别分类登记并签名;6、7、8类分别由教务处和校医院保健科移交给学院,再由学院移交到学工处学生学生档案管理科。学院在移交建党材料时必须同时提交建党材料移交清单一式两份,学院和学工处学生档案管理科各持一份用于存档。

(二)毕业研究生档案材料归档范围

1.毕业材料:研究生培养手册或研究生培养计划、研究生学习成绩登记表、毕业研究生登记表;

2.学位材料:博士(硕士)学位申请书、学位论文评审表;

3.建党材料:入党申请书、转正申请书、思想汇报等;

4.奖惩材料;

5.全国毕业研究生就业通知书(报到证存根);

6.毕业生体检表。

以上材料中,第1、2、3、4类由学院汇总后统一移交学工处学生档案管理科;第5、6类分别由研究生工作部和校医院保健科移交给学院,再由学院移交到学工处学生学生档案管理科。学院在移交建党材料时必须同时提交建党材料移交清单一式两份;移交档案材料时必须同时提交移交清单一式二份,学院和学工处学生档案管理科各持一份用于存档。

硕士研究生和博士研究生的移交清单应分开

(三)归档材料必须完整、齐全、真实,有承办单位公章或个人署名,有形成材料的日期。

(四) 各类材料只能由打印件盖章或用碳素墨水钢笔或黑色签字书写,字迹要清晰,不能涂改

(五)毕业生档案材料集中归档工作由各学院组织人员并由一名老师总负责,在学工处指导下具体开展。各学院将毕业生档案材料收集齐全,在规定时间内以学院为单位集中向学工处学生档案管理科按时移交并归档。

(六)各学院组织分装档案材料时要求查对学号、姓名,做到准确无误地放入,装完材料后,档案要按照原有序号从小到大排列整齐放回原位。

注意事项:毕业生档案材料多、资料重要、工作量大、时间短而集中,学工处无法全程监督各学院学生归档,为了确保档案材料的准确归档和档案材料的安全,防止发生差错或档案丢失,各学院要高度重视,一定要有一名老师带队、组织好工作,如果学院没有老师带队,学工处学生档案管理科不予受理。

 

应届毕业生的档案派遣理

毕业生档案的转递,由学校统一部署,学生工作处具体负责,并应遵照以下要求:毕业生到机关、事业单位、国有企业等具有档案管理权限的单位就业的,其档案寄送至就业单位档案管理部门;到私营企业、外资企业就业或自主创业、从事自由职业等无档案管理权限的单位就业的,档案可寄送至就业地或原籍所在地的公共就业和人才服务机构,由其提供人事代理服务。

1.按时毕业的应届毕业生档案派遣方案由招就办就业管理科负责审核和确定交由学工处学生档案管理科执行。具体请留意招就办发布的通知(注意数据釆集的截止日期,最近二年都是截止6月4日或者5日1730)注意如果档案接收单位有特殊要求的比如要求剪下调档函上的托管编号贴在学生档案袋上才接收该生档案的,必须学生调档函右上角写上自己所在学院、专业、分专业后的班级(研究生年级)、姓名、学号、电话号码(毕业后暂时不销号)之后及时交给学工处学生档案管理科。例如广西区人才服务管理办公室就有此要求。

2.毕业之后升学,考凭调档函来学工处办理调档手续。请考生在调档函右上角写上自己所在学院、专业、分专业后的班级(研究生年级)、姓名、学号、电话号码(毕业后暂时不销号)之后交给学工处学生档案管理科本校考本校的学生档案,学工处档案管理科在学生毕业时把考生档案留校暂存,于新生入学三个月后将档案编列到研究生档案中管理。

3. 未就业的应届毕业生可以申请档案托管。原则已就业的应届毕业生的档案不允许暂缓派遣,如确申请暂缓派遣,学生凭有效凭证和经学院签署同意缓派手续的意见并盖学院公章的情况说明至招就办就业管理科办理缓派手续费。比如,已通过公务员笔试但尚未通过面试的学生,凭通过笔试的证明文件经学院签署同意缓派手续的意见并盖学院公章的情况说明至招就办就业管理科办理缓派手续费。

4.延迟毕业的应届毕业生,确定毕业材料齐全后,凭调档函或档案接收函报到证自行办理档案转递手续。比如:本科生确定毕业生登记表和成绩单分别由学院学工组和教务处学籍科送至学工处学生档案管理科归档后,才到学工处学生档案管理科办理调档手续

5.原先已确定由学校统一派遣但需要办理改派的,学生应档案未寄出前凭有效凭证和原报到证正联(本科生为蓝,研究生为粉色)至学工处学生档案管理科取出报到证副联(白色,至招就办就业管理科办理改派手续。有效凭证指与原单位的解约协议等材料完成改派后凭调档函或档案接收函报到证副联白色学工处学生档案管理科办理档案转递手续。招就办和学工处学生档案管理科的暑假值班时间请关注相关通知。

6. 原则上毕业生的学籍档案和党员档案同时转递至同一个单位,如果特殊原因党员档案需要单独转递的,请学生凭组织介绍信复印件及党员档案的调档函(或接收函)在学籍档案寄出前学工处学生档案管理科办理党员档案单独转递手续。

注意:党员档案和党组织关系不是同一个概念,一般情况下业生的学籍档案和党员档案是同时转递至同一个单位党组织关系和党员档案可以不是去往同一个地方。比如某学生的党组织关系转往某个公司,而该生的学籍档案和党员档案都托管至人才交流中心。这是允许的。只有党组织关系转往的单位要求该生党员档案必须党组织关系所在地才能接收该生党组织关系的并同意出具党员档案接收函的,才能办理党员档案单独转递手续。

办理了党组织关系暂时托管在学院的学生,其党员档案也暂时放在学院管理不移交到学工处学生档案管理科,建党材料移交清单中就不要出现该生的名字。该生办理党组织关系转出之后,由学院为该生办理建档材料的转递手续。

 

往届毕业生的档案转递

1.毕业两年之内的往届毕业生凭调档函或档案接收函和报到证副联(白色)办理档案转递手续。档案需转递至生源地人才服务机构的,可以直接凭报到证的原件和复印件办理档案转递手续,报到证的复印件上必须清楚接档单位的名称、地址、收件人姓名、联系电话,才能确保档案准确无误地寄达接档单位

2.毕业超过两年的往届毕业生凭调档函档案接收函办理档案转递手续(必须确定接收档案单位没有报到证也同意接收该生档案)

注意按照相关规定,毕业两年之内可以办理报到证的开具和改派手续毕业超过两年不能办理。详情咨询招就办就业管理科(电话3238891)

 

 

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